Sekretariat DPRD

Profil Singkat Sekretariat DPRD Kota Sorong

Tentang Setwan

Sekretariat DPRD Kota Sorong merupakan unsur pelayanan terhadap DPRD yang dipimpin oleh seorang Sekretaris Dewan yang secara teknis operaional berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Pimpinan DPRD dan secara administratif bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.

Tugas Pokok dan Fungsi

Tugas Pokok Sekretariat DPRD Kota Sorong adalah menyelenggarakan administrasi kesektretariatan, administrasi keuangan, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD, dan menyediakan serta mengkoordinasikan tenaga ahli apabila diperlukan oleh DPRD sesuai dengan kemampuan keuangan daerah.

A. Sara Kondjol, SE., MM

A. Sara Kondjol, SE., MM

Sekretaris DPRD Kota Sorong

Visi

Visi Sekretariat DPRD, Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Sorong adalah ”Terwujudnya Pelayanan yang optimal dalam Pelaksanaan tugas-tugas Anggota DPRD Kota Sorong”

Misi

Meningkatkan pelayanan dalam rangka mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan DPRD

Meningkatkan percepatan informasi bagi kepentingan DPRD dalam rangka melaksanakan tugas, kewenangan dan kewajiban

Meningkatkan sumber daya manusia pada Sekretariat DPRD Kota Sorong agar wawasan dan kinerja sebagai unsur pelayanan semakin dirasakan manfaatnya.

Fungsi DPRD

h

Penyelenggaraan Administrasi Kesekretariatan

Menyelenggarakan fungsi administrasi kesekretariatan Dewan

Penyelenggaraan Administrasi Keuangan

Menyelenggarakan fungsi keuangan kesekretariatan Dewan

Penyelenggaraan Rapat-rapat

Menyelenggarakan fungsi rapat kesekretariatan Dewan

Penyediaan dan Koordinasi Tenaga Ahli

Penyediaan dan pengkoordinasian tenaga ahli apabila diperlukan oleh DPRD 

Bagian dan Unit Sekretariat Dewan

Sekretaris DPRD

Tugas Pokok

Sekretaris DPRD Kota Sorong mempunyai tugas memberi Pelayanan Administratif kepada Anggota DPRD Kota Sorong dalam menyelenggarakan Sidang-sidang, Urusan Rumah Tangga dan Keuangan Dewan.

 

Fungsi

  • Memfasilitasi Rapat;
  • Menyelenggarakan Urusan Rumah Tangga dan Perjalanan Dinas Anggota DPRD Kota Sorong; dan
  • Mengelola Tata Usaha DPRD kota Sorong.

 

Uraian Tugas

  • Melaksanakan koordinasi dan membina kerjasama, mengintegrasikan dan mengsinkronisasikan seluruh penyelenggaraan tugas Sekretariat Dewan;
  • Melaksanakan Perencanaan dan Koordinasi dalam perumusan kebijakan Pimpinan DPRD;
  • Melaksanakan Kegiatan Pembinaan Adminstrasi dalam Lingkungan Sekretariat DPRD;
  • Menyelenggarakan Persidangan dan Pembuatan Risalah yang diselenggarakan oleh DPRD;
  • Memelihara dan menjaga ketentraman dan ketertiban di Lingkungan Sekretariat DPRD; dan
  • Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan.
Bagian Umum

Kepala Bagian Umum, Bertugas

  • Mengatur pelaksanaan urusan rumah tangga, rumah jabatan dan seluruh bangunan di Lingkungan Sekretariat DPRD;
  • Mengatur pengurusan Kendaraan Dinas dan Barang-barang Inventaris Kantor serta menyelenggarakan kegiatan keamanan di Lingkungan Sekretariat DPRD;
  • Mengatur kegiatan ketatausahaan di Lingkungan Sekretariat DPRD;
  • Mengatur Urusan Adminstrasi Kepegawaian Sekretariat DPRD;
  • Menyiapkan konsep-konsep Surat yang berhubungan dengan adminstrasi Sekretariat DPRD; dan
  • Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan.

 

Kepala Sub. Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian, Bertugas

  • Menyelenggarakan urusan administrasi kepegawaian Sekretariat DPRD;
  • Menyelenggarakan kegiatan ketatausahaan di Lingkungan Sekretariat DPRD;
  • Menyiapkan konsep Surat yang berhubungan dengan Sekretariat DPRD; dan
  • Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan.

 

Kepala Sub. Bagian Urusan Dalam, Bertugas

  • Melaksanakan urusan rumah tangga, rumah jabatan dan menginventariskan seluruh barang dan bangunan di Lingkungan Sekretariat DPRD;
  • Melaksanakan Perawatan dan Penataan Kelengkapan Kendaraan Dinas di Lingkungan Sekretariat DPRD dan Kendaraan Dinas milik Unsur Pimpinan dan Anggota DPRD;
  • Menyelanggarakan kegiatan ketertiban dan ketentraman dalam Lingkungan Sekretariat DPRD; dan
  • Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan.

 

Kepala Sub. Bagian Perencanaan, Bertugas

  • Menyusun rencaana kerja dan program
  • Melaksanakan koordinasi penyusunan rencacana dan program kerja dengan sub ‘ unit kerja lain di lingkungan Badan.
  • Menyusun rencana strategis Badan.
  • Menyusun sistem Informasi Badan
  • Menyusun laporan kegiatan /kinerja badan ; dan
  • Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan.
Bagian Keuangan

Kepala Bagian Keuangan, Bertugas

  • Merencanakan dan Melaksanakan Kegiatan Anggaran Pengeluaran Sekretariat DPRD dan Unsur Pimpinan beserta Anggota DPRD;
  • Mengatur dan menyiapkan Perjalanan Dinas Unsur Pimpinan beserta Anggota DPRD;
  • Menyelenggaran kegiatan adminstrasi keuangan untuk keperluan Unsur Pimpinan beserta Anggota DPRD dan Sekretariat DPRD;
  • Menyelenggaran kegiatan adminstrasi keuangan dan pelaporan;
  • Menyiapkan konsep yang berhubungan denga keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD; dan
  • Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan.

 

Kepala Sub. Bagian Anggaran

  • Merencanakan dan menyusun anggaran pengeluaran dan keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD;
  • Menyusun pelaporan dan adminstrasi keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD;
  • Menyelenggarakan kegiatan adminstrasi keuangan di Lingkungan DPRD dan Sekretariat DPRD; dan
  • Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan.

 

Kepala Sub. Bagian Pembukuan & Verifikasi

  • Merencanakan seluruh kebutuhan pembiayaan pengeluaran Sekretariat Dewan dan DPRD;
  • Merencanakan dan mengurus pembayaran untuk keperluan Unsur Pimpinan beserta Anggota DPRD dan Sekretariat DPRD;
  • Melaksanakan kegiatan pembayaran untuk pengeluaran di Lingkungan Kantor DPRD; dan
  • Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan.

 

Kepala Sub. Bagian Perbendaharaan, Bertugas

  • Melaksanakan pengelolaan administrasi dan piñatausahaan keuangan dibidang perbendaharaan pada DPRD dan Sekretariat DPRD;
  • Pelaksanaan perencanaan dibidang perbendaharaan;
  • Pelaksanaan administrasi dan penatausahaan keuangan di bidang perbendaharaan;
  • Pelaksanaan tugas pengkoordinasian guna kelancaran tugas perbendaharaan DPRD;
  • Pelaksanaan evaluasi pelaporan bidang perbendaharaan; dan
  • Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala bagian keungan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Bagian Persidangan dan Risalah

Kepala Bagian Persidangan dan Risalah, Bertugas

  • Mengatur dan mempersiapan kegiatan pelaksanaan rapat-rapat DPRD;
  • Mengatur dan mempersiapkan pelaksanaan kegiatan-kegiatan DPRD;
  • Mengatur semua kelengkapan administrasi dan ruangan yang digunakan dalam rapat-rapat DPRD;
  • Mengatur kegiatan penyambutan dan penerimaan tamu-tamu dalam undangan DPRD;
  • Mengatur dan menyusun kegiatan dan risalah rapat-rapat DPRD;
  • Menyiapkan dan menyusun bahan pidato dan makalah Pimpinan DPRD;
  • Menyiapkan dan menyusun Surat Keputusan dan Laporan Hasil Penyelenggaraan Rapat-rapat DPRD; dan
  • Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan.

 

Kepala Sub. Bagian Persidangan, Bertugas

  • Mempersiapkan semua keperluan dan kelengkapan dalam pelaksanaan rapat-rapat DPRD;
  • Menyelenggarakan kegiatan kelengkapan adminstrasi dan ruangan yang digunakan dalam rapat-rapat DPRD;
  • Menyelenggarakan kegiatan dalam penyembutan dan penerimaan tamu-tamu dan undangan DPRD;
  • Menyiapkan dan menyusun Surat Keputusan dan Laporan Hasil Kunjungan Kerja dan rapat-rapat DPRD; dan
  • Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan.

 

Kepala Sub. Bagian Risalah, Bertugas

  • Menyelenggarakan penyusunan risalah rapat-rapat DPRD;
  • Mempersiapkan dan menyusun bahan pidato dan makalah Pimpinan DPRD;
  • Menyiapkan dan menyusun Surat Keputusan dan Laporan Hasil Kunjungan Kerja DPRD; dan
  • Melaksanakan tugas-tugas yang diberkan oleh atasan.

 

Kepala Sub. Bagian Perlengkapan Persidangan, Bertugas

  • Mempersiapkan semua keperluan dan kelengkapan dalam pelaksanaan rapat-rapat DPRD;
  • Menyelenggarakan kegiatan kelengkapan adminstrasi dan ruangan yang digunakan dalam rapat-rapat DPRD;
  • Menyiapkan dan menyusun Surat Keputusan dan Laporan Hasil Kunjungan Kerja DPRD; dan
  • Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan.
Bagian Humas

Kepala Bagian Humas dan Protokoler, Bertugas

  • Melaksanakan penyusunan fungsi dan petunjuk teknis pembinaan dan penyelenggaraan kegiatan kehumasan dan protokoler DPRD;
  • Memantau dan mengikuti semua kegiatan kehumasan dan protokoler DPRD;
  • Menyelenggarakan koordinasi dan komunikasi yang berhubungan dengan operasi kehumasan dan protokoler DPRD dengan masyarakat;
  • Menyelenggarakan koordinasi dengan Dinas/Instansi mengenai kehumasan DPRD; dan
  • Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan.

 

Kepala Sub. Bagian Humas, Informasi dan Protokoler, Bertugas

  • Melaksanakan urusan kehumasan, informasi dan protokoler di Sekretariat Dewan, DPRD dengan masyarakat;
  • Mempersiapkan Personil Of Ceremony (MC) tertib acara dan mengatur pelaksana;
  • Mempersiapkan penyambutan tamu dan pengamanannya serta memberi bantuan keprotokoler kepada Instansi yang membutuhkan; dan
  • Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan.

 

Kepala Sub. Bagian Dokumentasi, Bertugas

  • Melaksanakan penyimpanan, perawatan dokumen dan kearsipan di Lingkungan Sekretariat Dewan;
  • Menyiapkan katalog dan buku-buku yang dibutuhkan di Lingkungan Sekretariat Dewan;
  • Melaksanakan pendataan dan perawatan terhadap produk hukum dan perundang-undangan di Lingkungan Sekretariat Dewan;
  • Melaksanakan pengelolaan terhadap perpustakaan dan referensi Sekretariat Dewan; dan
  • Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan.

 

Kepala Sub. Bagian Perpustakaan, Bertugas

  • Menyusun program kerja tahunan sub bagian perpustakaan;
  • Membagi tugas kepada bawahan agar pelaksanaan tugas dapat berjalan lancar;
  • Menyelengarakan perpustakaan guna melayani kebutuhan pimpinan dan anggota DPRD;
  • Penetapan norma, standar dan pedoman penyelengaaran kearsipan di lingkungan sekretariat Dewan berdasarkan kebijakan kearsipan nasional;
  • Menyelenggarakan koordinasi kerjasama dan konsultasi dengan aparatur pemerintah dalam rangka membina terhadap kegiatan di bidang pengembangan dan pembinaan perpustakaan, pengolahan, pelestarian dan pelayanan perpustakaan, dokumentasi dan referensi;
  • Mengevaluasi pelaksanaan tugas dan mengientarisasi permasalahan di sub bagian perputakaan serta mencari alternatif pemecahannya;
  • Mendelegasikan tugas dan wewenang kepada bawahan agar pelaksanaan tugas dapat berjalan lancar;
  • Menilai hasil kerja bawahan dengan memonitor dan mengevaluasi hasil kerjanya untuk bahan pertimbangan pengembangan karir;
  • Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan.